如何使用文档添加产品介绍、操作说明等内容？

一、功能简介

知识库中的「文档」适合添加产品介绍、操作说明、服务政策、使用手册等连续、结构化的知识内容。您可以在线新建文档、上传本地文件，也可以同步 HelpLook 中已有的内容。

文档添加后，系统会自动解析内容，并将其拆分为可供 AI 员工检索的内容片段。已经引用该知识库的 AI 员工可以直接使用新增知识，无需重新发布。

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二、进入「文档」页面

进入需要补充知识的 AI 员工，在左侧菜单中点击「配置」。在「知识」区域，可以通过以下两种方式进入目标知识库：

• 点击「管理知识」，然后在知识库列表中选择需要添加文档的知识库。
• 如果目标知识库已经添加到当前 AI 员工，点击知识库右侧的「编辑」图标，可以直接进入该知识库。

进入知识库后，选择顶部的「文档」，点击右上角的「新增内容」，然后选择「新建文档」「上传文档」或「同步外部内容」。

三、添加文档

1. 在线新建文档

点击「新增内容」，选择「新建文档」。在打开的「在线添加文档」窗口中填写标题，然后在左侧编辑区域输入内容。编辑时可以通过右侧预览区域检查内容的显示效果，确认无误后点击「保存」。

在线编辑器也支持插入图片和视频。插入的内容会作为文档知识的一部分供 AI 使用；如需 AI 在回复中直接发送图片、音视频或附件，建议使用「素材」。

2. 上传本地文档

点击「新增内容」，选择「上传文档」。您可以点击上传区域选择文件，也可以将文件直接拖放到上传区域。选择文件后，请检查下方的文件列表；如需移除文件，点击文件右侧的删除图标。确认无误后，点击「确认」。

当前支持上传 PDF、TXT、DOCX、MD 和 XLSX 格式的文件。暂不支持.doc格式（旧版 Word 文档），该格式无法正常解析，请先将文件另存为.docx，或转换为 PDF 后再上传。单次最多上传 200 个文件，每个文件不能超过 100 MB。具体要求请以上传页面显示的信息为准。

3. 同步 HelpLook 内容

点击「新增内容」，选择「同步外部内容」。如果 HelpLook 尚未授权，页面会显示「未授权」，点击「授权」并按照页面提示完成操作。

进入 HelpLook 后，选择需要同步到 HelpKnow 的内容。系统仅同步已经发布且开启 AI 训练开关的内容。如果页面显示「无可同步的站点」，请检查相关站点是否已经发布，以及需要同步的内容是否已经开启 AI 训练开关。

完成授权后，可以将自动同步周期设置为「从不」「1 天」「3 天」或「5 天」。需要立即获取 HelpLook 中的最新内容时，可以点击「同步」。

同步规则：

• 如果同步到 HelpKnow 的文档没有被手动编辑，后续同步会使用 HelpLook 中的最新内容和格式更新原文档。
• 如果在 HelpKnow 中修改了同步文档的标题，或对文档内容进行了编辑，后续同步不会覆盖该文档。需要使用 HelpLook 中的最新版本时，请先删除手动编辑过的文档，再重新同步。

四、查看和管理文档

1. 查看文档内容

添加完成后，文档会显示在左侧列表中。点击文档名称，右侧会展示系统解析后的切片结果，包括 Document、Heading 等信息及对应正文。

这些切片会作为 AI 员工检索和生成回复时使用的知识语料，并不是用户最终看到的回复样式。

2. 调整文档顺序

当知识库中包含多个文档时，可以在左侧文档列表中拖拽文档，调整其排列顺序，方便按照业务需要整理和管理文档。

3. 导出 Word

需要保存或进一步编辑文档内容时，可以打开对应文档，点击右上角「导出 Word」，将当前文档导出为 Word 文件。

4. 删除文档

如需删除某篇文档，打开对应文档后，点击右上角的删除按钮，并按提示确认删除。

五、测试回复效果

添加文档后，可以返回 AI 员工配置页，在「问答测试」中发送与文档内容相关的问题，检查 AI 员工能否正确检索并使用新增知识。

建议使用真实用户可能提出的问题，并尝试使用与文档原文不同的表达方式。例如，文档中写的是“商品将在付款后 2 个工作日内发出”，可以测试“下单后多久发货”。

如果回复错误、不完整或没有使用预期的文档内容，可以点击 AI 回复下方的「回答不好？排查原因」，查看问题原因和优化建议。

相关教程：AI 员工回答不符合预期时如何排查？

六、适用场景

当一项知识需要结合上下文理解，而不是一个问题对应一个固定答案时，适合使用「文档」。

• 产品与服务咨询：帮助 AI 员工回答产品功能、规格、套餐、服务内容和适用范围等问题。
• 业务规则说明：统一回答配送、退款、售后、保修、计费和服务流程等问题。
• 已有资料复用：将产品手册、业务制度、本地文件或 HelpLook 中的帮助文档添加到知识库。

如果知识由明确的问题和标准答案组成，建议使用「问答」；如果需要让 AI 员工发送图片、音视频或附件，建议使用「素材」。

七、注意事项

• 建议一个文档围绕一个相对完整的主题编写，并使用清楚、具体的标题，方便后续查找和维护。
• 添加文档后，建议检查右侧的切片结果，确认主要标题、段落和正文已经被正确读取。
• 产品信息、服务政策和业务规则发生变化时，请及时更新文档。使用 HelpLook 同步时，也应确认知识库中的内容已经同步至最新版本。
• 避免在多个文档中添加相互矛盾或大量重复的内容，以免影响 AI 员工检索知识和生成回复。

八、常见问题

1. 添加文档后需要重新发布 AI 员工吗？

文档添加并处理完成后，如果该知识库已经添加到 AI 员工并发布生效，则不需要再次发布 AI 员工，新增或更新的文档内容即可用于知识检索。

如果该知识库尚未添加到 AI 员工，则需要先将知识库添加到对应 AI 员工，并重新发布 AI 员工。

2. 上传文档支持哪些格式和限制？

当前支持 PDF、TXT、DOCX、MD 和 XLSX，暂不支持.doc格式。如果您的文档为.doc格式，请使用 Word 将文件另存为.docx，或转换为 PDF 后重新上传。单次最多上传 200 个文件，每个文件不能超过 100 MB。

3. 为什么授权 HelpLook 后显示「无可同步的站点」？

HelpKnow 仅同步 HelpLook 中已经发布且开启 AI 训练开关的内容。请检查相关站点是否已经发布，以及需要同步的内容是否已经开启 AI 训练开关。

4. 如何立即更新从 HelpLook 同步的内容？

进入「同步外部内容」，在 HelpLook 区域点击「同步」，即可立即获取最新内容。

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